Företag som låter anställda använda företagsbilar behöver mer än bara en muntlig överenskommelse. Det krävs ett tydligt och skriftligt dokument som klargör både rättigheter och skyldigheter. En välformulerad bilpolicy är därför en nödvändighet – och det enklaste sättet att upprätta en sådan policy är att använda ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon).
Ett TRF-kort är själva bilpolicyn för en specifik bil och en namngiven förare. Det är ett juridiskt bindande dokument som bekräftar att företaget har upplåtit fordonet och att en viss anställd har rätt att använda det.
Varför en bilpolicy är nödvändig
När en bil lämnas ut till en anställd kan många situationer uppstå som kräver klara regler:
- Vem betalar självrisk om en olycka sker?
- Vem ansvarar för parkeringsböter eller andra trafikavgifter?
- Vem ser till att service, däckbyten och besiktning utförs i tid?
- Vad händer med bilen när den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Utan en skriftlig bilpolicy kan sådana frågor leda till osäkerhet och konflikter. Ett TRF-kort gör att både arbetsgivare och förare vet vad som gäller redan innan bilen tas i bruk.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
TRF-kortet dokumenterar de grundläggande uppgifter som gör upplåtelsen tydlig:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter är det klart vem som får använda bilen och under vems ansvar den körs. Kortet kan vid behov visas upp vid en poliskontroll och fungerar som ett erkänd bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Trygghet och tydlighet för båda parter
En bilpolicy i form av ett TRF-kort skapar ordning och minskar risken för missförstånd.
- Företaget har ett juridiskt bindande dokument som visar vem som har dispositionsrätt och vilket ansvar som gäller.
- Föraren har ett officiellt intyg som bekräftar att han eller hon har företagets tillstånd att använda bilen.
Detta ger en trygg och professionell hantering av företagets bilar och gör att ansvarsfördelningen är tydlig redan från början.
Sammanfattning
Alla företag som upplåter bilar till anställda bör ha en tydlig bilpolicy. Ett TRF-kort är det praktiska verktyget som gör policyn juridiskt bindande och kopplar den direkt till en specifik bil och förare. Det skapar trygghet för både arbetsgivare och anställd och gör att alla vet vad som gäller i varje situation.
